Artykuł sponsorowany
Incydent RODO to sytuacja, w której dochodzi do naruszenia ochrony danych osobowych. Może to być przypadkowe lub celowe ujawnienie, utrata, zmiana bądź nieautoryzowany dostęp do danych. Do najczęstszych przypadków incydentu RODO zaliczamy:
- wysłanie danych osobowych do niewłaściwego odbiorcy,
- utratę nośnika danych zawierającego dane osobowe,
- włamania do systemów informatycznych,
- ujawnienie danych wskutek błędu ludzkiego,
- kradzież dokumentów zawierających dane osobowe.
Jakie obowiązki nakłada RODO w przypadku incydentu?
Każda organizacja zobowiązana jest do szybkiego reagowania na incydent RODO. Kluczowe obowiązki to:
- Zgłoszenie incydentu – jeśli incydent może prowadzić do naruszenia praw osób, należy go zgłosić do organu nadzorczego (np. UODO) w ciągu 72 godzin.
- Dokumentowanie incydentu – nawet jeśli zgłoszenie nie jest wymagane, organizacja powinna prowadzić rejestr incydentów, który pozwala na analizę i wdrożenie działań zapobiegawczych.
- Powiadomienie osób, których dane dotyczą – jeśli incydent RODO może mieć poważne konsekwencje dla osób fizycznych, należy ich o tym poinformować.
Incydent RODO – konsekwencje dla firm
Za nieprawidłowe postępowanie w przypadku incydentu RODO mogą grozić poważne konsekwencje, takie jak:
- kary finansowe sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu,
- utrata reputacji firmy,
- odpowiedzialność prawna wobec osób, których dane zostały naruszone.
Jak zapobiegać incydentom RODO?
Aby uniknąć incydentu RODO, warto wdrożyć skuteczne procedury ochrony danych osobowych. Kluczowe działania obejmują:
- regularne szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych,
- stosowanie szyfrowania i innych technologii zabezpieczających dane,
- wdrożenie polityki minimalizacji danych, ograniczając dostęp tylko do osób, które go potrzebują,
- tworzenie kopii zapasowych i procedur awaryjnych.
Jak postępować w przypadku incydentu RODO?
Jeśli dojdzie do incydentu RODO, należy postępować zgodnie z określoną procedurą:
- Zidentyfikowanie incydentu – ustalenie, co się wydarzyło i jakich danych dotyczy naruszenie.
- Zatrzymanie dalszego naruszenia – np. poprzez odłączenie naruszonego systemu, zabezpieczenie dokumentów.
- Ocena ryzyka – analiza, jakie skutki może mieć incydent RODO dla osób, których dane dotyczą.
- Zgłoszenie incydentu – jeśli wymaga tego prawo, należy poinformować organ nadzorczy oraz osoby poszkodowane.
- Wdrożenie działań naprawczych – poprawa zabezpieczeń, przeprowadzenie audytu i szkolenie pracowników.
Incydent RODO to poważna sytuacja, która może skutkować wysokimi karami i utratą zaufania klientów. Każda firma powinna posiadać procedury zarządzania takimi incydentami oraz skuteczne mechanizmy zapobiegania. Regularne szkolenia, silne zabezpieczenia i odpowiednie procedury mogą znacząco zmniejszyć ryzyko wystąpienia incydentu RODO.
